1. Tilgang til telefonen
Når en ansatt får tildelt en firmatelefon er det forskjellige regler for hvilke rettigheter bedriften har til innsyn i denne. Dette er noe mange ansatte ikke har god nok forståelse av, og det er viktig at dette gjøres klart for den ansatte på forhånd for å unngå potensielle konflikter.
Det finnes en rekke situasjoner der bedriften har lov til å sjekke telefonen og e-postkontoen til den ansatte. For eksempel har bedriften rett til tilgang til mobiltelefonen til en ansatt som har vært lenge borte. Dette er fordi bedriften kan ha mottatt kommunikasjon som er viktig for driften av bedriften.
I tillegg kan arbeidsgiveren sjekke firmatelefonen dersom de har mistanke om grove brudd på pliktene til den ansatte, dersom det telefonen eller e-postkontoen brukes til gir grunnlag for oppsigelse, dersom den har blitt brukt for trakassering eller spam, eller dersom det foreligger mistanke om at telefonen eller e-postkontoen brukes i forbindelse med straffbare forhold.
Få tilbud på bedriftsabonnement ved å fylle ut skjema på denne siden.
2. Firmatelefon ved oppsigelse
Oppsigelse er ofte det siste både den nyansatte og bedriften har i tankene, men ingen arbeidsforhold varer evig, og det lønner seg å tenke på hvordan det som har med firmatelefonen å gjøre håndteres ved oppsigelse allerede ved ansettelsen.
Eierskap av telefonen
I mange tilfeller kjøpes telefonen i en pakke sammen med abonnementet når en ansatt blir tildelt en firmatelefon. Denne telefonen er naturligvis eiendommen til bedriften med mindre det motsatte har blitt forklart.
Verdien av selve telefonen nedbetales i en slik situasjon gradvis som en del av abonnementet. I Norge er det ikke uvanlig at slike abonnementer har en varighet på opptil 24 måneder. Etter at en ansatt slutter kan det derfor hende at bedriften fortsatt må betale på denne telefonen.
I slike tilfeller hender det at bedriften lar den ansatte kjøpe ut telefonen når de slutter dersom de ønsker dette. Beløpet for utkjøpet kan som regel trekkes fra den siste lønningen til den ansatte. Dersom bedriften har en policy der den ansatte kan legge til egne penger for å for eksempel oppgradere til en bedre modell må dette naturligvis tas med i utregningen for utkjøpet.
Eierskap av telefonnummer
Dersom telefonregningen til en ansatt betales av arbeidsgiveren regnes dette nummeret som eiendommen til arbeidsgiveren. Dette kan også være tilfelle dersom den ansatte tar med seg sitt eget telefonnummer inn i arbeidsforholdet.
I slike tilfeller er det viktig å gjøre det klart på forhånd hva som vil skje med eierskapet av telefonnummeret når arbeidsforholdet avsluttes, slik at potensielle konflikter rundt dette kan forhindres. Det vanligste er likevel at konflikter ikke oppstår, og at den ansatte får lov til å ta med seg nummeret videre dersom dette er ønskelig.
3. Firmatelefon og skatt
Dersom telefon og/eller bredbånd benyttes utenfor arbeidstid er dette en skattemessig fordel som den ansatte skal betale skatt for. Det er arbeidsgiveren som har plikten til å rapportere dette. Beskatning av mobiltelefon og mobilt bredbånd beskattes i henhold til “sjablongregelen” som betyr at beskatningen følger en bestemt sats og et bestemt regelsett som settes av myndighetene.
Det er per i dag bestemt at denne skattesatsen er på inntil 4 392 kroner. Denne satsen forblir den samme selv om det beløpet som dekkes av arbeidsgiveren er høyere. Arbeidsgiveren står også her fritt til å dekke flere tjenester, slik som for eksempel både telefon og bredbånd, uten at denne skattesatsen blir høyere.
I praksis betyr dette at dersom arbeidsgiveren for eksempel dekker 10 000 i utgifter for firmatelefon, så er det fortsatt bare det fastsatte sjablongbeløpet, kr 4 392, som skal skrives inn i skattemeldingen.
Rapportering og beskatning av firmatelefon kan gjøres på to forskjellige måter. Enten kan den ansatte få dekket dette som en naturalytelse, eller en utgiftsgodtgjørelse. Forskjellen her ligger i hvem sitt abonnement det er. Dersom abonnementet tilhører arbeidsgiver regnes det som en naturalytelse. og skal beskattes med 366 kroner i de månedene man har tilgang til tjenestene. Dette betyr at man, dersom man bruker telefonen kommer dårligere ut av det med denne metoden dersom man bruker telefonen lite.
Dersom abonnementet eies av den ansatte, men betales av arbeidsgiver, regnes dette som en utgiftsgodtgjørelse. Da må den ansatte kun skatte for det faktiske beløpet hver måned frem til den øvre grensen som er kr 4 392 er nådd. Dette er derfor en foretrukket metode dersom de faktiske utgiftene er veldig små.
Firmatelefon moms
I utgangspunktet vil alle utgiftene for firmatelefon bli pålagt moms. For den delen som brukes i bedriftssammenheng vil momspliktige bedrifter kunne få momsfradrag på lik linje med andre utgifter. For den delen som klassifiseres som privat bruk vil moms bli betalt av den ansatte som en del av prisen på tjenesten.
Fellesfakturerte varer og tjenester
Mange arbeidsgivere fellesfakturerer varer og tjenester for de ansatte. Dette kan for eksempel gjelde telefon- og datatjenester, programvare, strømming av TV, musikk, spill og filmer, databasetilgang og lignende.
Arbeidsgiver kan fellesfakturere slike tjenester til en verdi av opptil 1000 kroner per person skattefritt. Dersom det totale beløpet overstiger tusen kroner skal det beløpet som klassifiseres som privat bruk, og som overstiger tusen kroner, beskattes som inntekt. Det er arbeidsgiveren som har ansvaret for å rapportere denne typen inntekter i skattemeldingen.
Nytt fra 2021: Mobilabonnement som gave fra arbeidsgiver
Fra og med 2021 trer nye skatteregler i kraft som gjelder gaver fra arbeidsgiver. Ansatte kan nå motta verdier på opptil 5000 kroner i gaver fra arbeidsgiver. Nytt fra 2021 er også at elektroniske tjenester slik som for eksempel et mobilabonnement eller bredbåndstjenester kan gis i gave til den ansatte.
Dette betyr i praksis at mange ansatte kan slippe fordelsbeskatning for mobilabonnement som dekkes av arbeidsgiver. Dette betyr også at en enkel endring på lønsslippen til de ansatte kan spare bedriften betydelige summer i arbeidsgiveravgift.
5. Selvstendig næringsdrivende
Selvstendig næringsdrivende kan føre opp firmatelefon-utgiften som en fradragsført kostnad. Dersom den samme telefonen brukes for både privat og for næringsvirksomheten må du føre opptil kr 4 392 som skattbar inntekt fra dette.
Lurt å regulere bruken i en avtale
Når den ansatte blir tildelt en firmatelefon åpner dette for misbruk, eller i det minste uansvarlig bruk av telefonen. Dette har potensialet til å føre til misforståelser og uenighet på et senere tidspunkt.
Det er derfor viktig at det er klar enighet mellom den ansatte som bruker firmatelefonen, og bedriften som betaler for den, med hensyn til hvor mye telefonen kan brukes, hva telefonen og abonnementet kan brukes til og hvem som er ansvarlige for å betale hva.
Det ryddigste er som regel å undertegne en enkel avtale om dette. I denne avtalen kan det også være lurt å inkludere andre potensielle punkter der uenighet kan oppstå, slik som for eksempel eierskap av telefonnummeret, og hvor mye den ansatte eventuelt må betale for å ta med seg telefonen i tilfelle oppsigelse.
Vanlige spørsmål
Må ansatte betale skatt dersom de benytter firmatelefon til privat bruk?
Ja, den skattbare inntekten er satt til maksimum 4 392 kroner.
Hvem eier telefonnummeret til en firmatelefon?
Dersom det er bedriften som betaler for abonnementet til firmatelefonen vil det sannsynligvis være bedriften som eier nummeret. Unntaket er dersom bedriften har en annen aftale med den ansatte angående dette. Det er likevel vanlig praksis blant mange bedrifter at de lar den ansatte ta med seg nummeret dersom han eller hun ønsker dette.
Hva skjer med firmatelefonen ved oppsigelse?
Firmatelefonen tilhører i utgangspunktet bedriften. Dersom den ansatte ønsker å ta med seg telefonen etter at han eller hun slutter er det i noen tilfeller mulig at den ansatte kjøper ut den gjenværende verdien i telefonen og beholder denne.
Har bedriften rett til tilgang til en firmatelefon?
Ja, en firmatelefon tilhører i utgangspunktet bedriften, og bedriften har derfor rett til tilgang til mobiltelefonen dersom den ansatte for eksempel har vært lenge borte, for å sjekke om viktig kommunikasjon har blitt mottatt.
Arbeidsgiveren kan også sjekke firmatelefonen dersom det er grunn til mistanke om grove brudd på pliktene til den ansatte, dersom telefonen eller e-postkontoen brukes til ting som gir grunnlag for oppsigelse, dersom telefonen har blitt brukt for trakassering eller spam, eller dersom det foreligger mistanke om at telefonen eller e-postkontoen brukes i forbindelse med straffbare forhold.
Hvordan beskattes privat bruk av firmatelefon hos selvstendig næringsdrivende?
Firmatelefon-utgiften er en fradragsberettiget kostnad hos selvstendig næringsdrivende. Hvil telefonen også benyttes for privat bruk skal dette føres som en skattbar inntekt på opptil 4 392 kroner.
