Det er lenge siden de dagene da det å ha telefon var et personlig valg for bedriftseiere. Kommunikasjonsteknologi har jevnt og trutt blitt en stadig viktigere del av det å drive forretning, og mobiltelefonen har i de siste årene tatt over mange av de oppgavene som annet utstyr slik som fasttelefoner, faksmaskiner og datamaskiner tidligere hadde.
Hva er egentlig bedriftstelefoni?
De store teknologiske fremskrittene innen kommunikasjonsteknologi de siste tiårene har ført til store forandringer for bedrifter når det gjelder berdriftstelefoni. Det som i utgangspunktet handlet om å gi kunder muligheten til å ringe bedriften handler nå om så mye mer. I dag omfatter bedriftstelefoni mange områder og koordinerte teknologier som gjør livet lettere for både bedriftsledelse, ansatte og kunder.
Noen av de tjenestene som i dag faller under bedriftstelefoni inkluderer for eksempel både fasttelefoni, mobiltelefoni, mobilt internett og bredbånd, privat mobiltelefoni betalt av bedriften, sentralbord og bedriftsnett. Slike tjenester som for eksempel ett hovednummer for bedriften for både innkommende og utgående samtaler, tastemenyer, svargrupper, telefonkø, bedriftskatalog, besøksregistrering, integrasjon med eksterne kalendere, integrasjon med kundedatabaser og mye mer. I avsnittet under kan du finne ut litt mer om disse forskjellige tjenestene som i dag regnes som en del av bedriftstelefoni.
Tjenester og teknologier som er tilgjengelige innen bedriftstelefoni
Det finnes i dag en lang rekke tjenester og teknologier som gjerne inngår som en del av bedriftstelefoniløsninger. Under går vi inn på et utvalg av de vanligste og mest populære løsningene. Husk at bedriftstelefoni er i rask utvikling, så du kan regne med å også finne andre tjenester som ikke er med i denne listen hos noen av leverandørene.
Fasttelefoni og mobiltelefoni
Man kan fort få for manage mobiltelefoner. for mange er det kanskje nok å holde styr på ett abonnement. Telefoner skal også holdes oppladet og være for hånden når folk prøver å kontakte deg. Av denne grunn har mange leverandører nå tilbud om abonnement som kan deles mellom bedriften og privatpersonen.
En slik sammenslåing av bedriftstelefoni og privat bruk har mange fordeler for både bedrifter og privatpersoner, men de innebærer også risikoen for konflikter dersom tjenesten ikke er nøye gjennomtenkt på forhånd.
Mobilt internett og bredbånd
Etter introduksjonen av smarttelefoner har mobilen overtatt mange av oppgavene til datamaskinen. For mange er i dag mobiltelefonen det stedet der de bruker internett mest. Dette gjelder i privatlivet såvel som i jobbsammenheng.
Mobiltelefoner og mobilt bredbånd har gjort mye for å gjøre ansatte uavhengige av kontorplassen sin, og for noen har smarttelefoner rett og slett gjort datamaskiner unødvendige. Mobilt internett og bredbånd er også noe som mange bedrifter også har valgt å gjøre tilgjengelig for privat bruk for sine ansatte.
Mobilt Sentralbord
Sentralbordet er tradisjonelt noe som har vært forbundet med bedriftstelefoni, men hva sentralbord innebærer har utviklet seg mye de siste tiårene. Sentralbordet, som tradisjonelt sett var en type relativt komplisert utstyr som måtte bemannes av en person, kan i dag for det meste erstattes av en programvare som videresender samtaler der de skal.
Denne utviklingen har mange fordeler, slik som for eksempel å gjøre det mulig å sende samtaler direkte til den personen som skal motta oppringningen ved hjelp av et menysystem, slik at kunder eller potensielle kunder slipper å vente på å bli satt over. Dersom personen ikke er tilgjengelig, eller dersom bedriften for eksempel er strengt, kan den som ringer i stedet få en automatisk beskjed som for eksempel informerer innringeren om åpningstiden til bedriften. .
Besøksregistrering
Registrering av besøkende på kontoret er tradisjonelt en av jobbene som ble gjort av resepsjonen. Dette er i dag noe som kan forenkles ved hjelp av bedriftstelefonitjenester. Det er nemlig mulig å integrere besøksregistrering med visse bedriftsnett tjenester slik at besøkende kan registrere seg på et nettbrett i lobbyen. Deretter vil den ansatte som venter besøk automatisk motta en beskjed om at gjesten har ankommet.
Bedriftsnett
Mange leverandører av bedriftstelefoni tilbyr i dag en tjeneste kalt bedriftsnett. Bedriftsnett er generelt sett en pakke av avanserte tjenester og funksjonaliteter, slik som for eksempel sentralbord, bedriftskatalog og integrasjoner, som legges til i bedriftens bedriftstelefoniløsning. Vanligvis vil en mobil app være en viktig del av bedriftsnett-løsningen.
Hovednummer for bedriften
Telefonnummeret er en viktig del av identiteten til bedriften. Dersom det brukes mange forskjellige telefonnummer kan kunder få intrykk av at bedriften er rotete og komplisert å ha med å gjøre, mens et enkelt nummer gir inntrykk av en organisasjon som er velorganisert og lett å ha med å gjøre.
Når man ringer til bedriften på hovednummeret kan den som ringer gå gjennom en meny for å bli videresendt til rett sted, eller så kan henvendelsen behandles av en av de ansatte. For mindre bedrifter er det ofte vanlig at innkommende samtaler håndteres av en ansatt. I mindre bedrifter er dette ofte en ansatt, og rollen kan deles mellom de forskjellige ansatte.
Hovednummer kan også i mange tilfeller brukes for utgående samtaler fra den ansatte sin mobiltelefon. Den ansatte kan da velge om det nummeret som skal vises til mottakeren er nummeret fra mobiltetefonen eller hovednummeret til bedriften. Dersom den ansatte ringer fra hovednummeret til bedriften gir dette ofte et mer profesjonelt inntrykk for den som mottar anropet. I tillegg betyr dette at den ansatte ikke trenger å avsløre direktenummeret sitt til den personen han eller hun ringer.
For de bedriftene som allerede opererer med et hovednummer og sentralbord av den manuelle typen, så er det mulig å beholde det nåværende telefonnummeret i en ny digital bedriftstelefoniløsning.
Tastemenyer
Når et hovednummer oppringes kan det være praktisk og tidsbesparende både for den som ringer og den som mottar anropet dersom en tastemeny brukes. Tastemenyen gir den som ringer enkle valg slik at samtalen kan bli videresendt der den skal, og mye tid kan spares i forhold til hvor lang tid man ville trenge for å forklare ting til en resepsjonist.
Automatiske beskjeder
Dersom en oppringning kommer utenfor vanlig arbeidstid, eller dersom personen som oppringes ikke er tilstede er det mulig å sette opp automatiske beskjeder som forklarer dette for den som ringer. Dette kan være veldig praktisk dersom en ansatt for eksempel er på permisjon eller ferie.
Telefonkø, svargrupper og VIP-lister
For travle bedrifter som mottar mange henvendelser er telefonkø en viktig funksjonalitet som forsikrer at man ikke går glipp av viktige henvendelser. Dette betyr i praksis at man i stedet for å motta opptattsignal vil bli satt på vent til den man ringer er tilgjengelig.
Svargrupper er en funksjonalitet som er designet for å gjøre denne prosessen mer effektiv. Ved bruk av svargrupper brukes valget en innringer gjør i en tastemeny til å videresende anropet til en svargruppe. I svargruppen mottas anropet av en kundebehandler som har nødvendig kunnskap angående det anropet gjelder. Noen eksempler her kan være teknisk support eller regnskapsavdelingen. De ansatte bruker en mobil app for å logge inn i svargruppen de er del av.
Noen kunder er viktigere enn andre på grunn av verdien de bringer til bedriften. Viktige kunder og andre nøkkelpersoner kan legges til i VIP listen i bedriftstelefonitjenesten. Personer som er lagt til i VIP-listen vil automatisk priorities slik at de slipper å vente.
Bedriftskatalog
Bedriftstelefoniløsninger inneholder i mange tilfeller også en bedriftskatalog der ansatte enkelt og greit kan finne hverandre og kontakte hverandre. når man oppringes av noen i bedriftskatalogen vil man også ofte se hvem som ringer, og eventuelt annen relevant informasjon. I bedriftskatalogen kan ansatte også ofte stille inn statusen sin slik at det for eksempel er klart om de ansatte er tilgjengelige.
Integrasjon med eksterne kalendere, kundedatabaser og annet
For mange bedrifter, særlig de som har å gjøre med store mengder kunder som ringer, kan det være veldig stor nytte i å kombinere bedriftstelefoni-systemet med bedriftens egne databaser, for eksempel en kundedatabase for generell informasjon, eller regnskapsføringssystemet til bedriften for automatisk tilgang til betalingsstatusen til kunden som ringer.
andre populære eksterne løsninger som det er vanlig å integrere bedriftstelefoni-løsninger med inkluderer kalenderløsninger slik som for eksempel Outlook eller Google kalender for automatisk oppdatering av tilgjengelighetsinformasjon, eller Azure AD Sync, Microsoft Teams og Skype for kommunikasjon.
Avanserte rapporter og statistikk
Rapporter og statistikk kan gi mye verdifull informasjon til bedriftsledelsen, og er derfor populære tilleggstjenester som er tilgjengelige i bedriftstelefonisystemer. Informasjon man kan innhente fra slike statistikker er for eksempel oversikter over hvor mange besøk eller oppringninger bedriften får, hvem som ringer, og hvor godt kundebehandlingen fungerer. Slike data kan blant annet brukes til å effektivt forbedre kundestøtten til bedriften.
Hvordan velge hvilken type bedriftstelefoni som er rett for din bedrift
Bedriftstelefoniløsninger gjør kundebehandling og kommunikasjon via telefon smidigere for de ansatte. Dette resulterer samtidig også i bedre service for kundene til bedriften. For bedrifter kan en god bedriftstelefoniløsning bety at mye tid spares, slik at ressursene til bedriften kan fokuseres på andre og mer verdifulle gjøremål.
Det kan likevel være stor forskjell på tjenestene til de forskjellige leverandørene av bedriftstelefoni-tjenester. Det å velge rett tjeneste for bedriften din vil være en viktig faktor for hvor godt utbytte du oppnår fra å investere i bedriftstelefoni.
Det kan være fristende å gå for en løsning med mange avanserte og spennende funksjonaliteter, men da er det viktig å huske på at slikt også koster penger. For mange bedrifter er realiteten at ikke alle disse avanserte funksjonalitetene trengs. I noen tilfeller vil mange avanserte funksjonaliteter ende opp med aldri å bli brukt. Det er derfor viktig å vurdere akkurat hvilke du egentlig trenger.
Når du har bestemt deg for akkurat hvilke funksjonaliteter som er nødvendige må du også bestemme deg for hvor mye du trenger av de forskejllige tjenestene du har bestemt deg for, og også om dette er det samme for alle i bedriften eller om det varierer en del. Ofte er det for eksempel vanlig at ansatte som er mye ute på farten trenger mer mobildata enn de som tilbringer det meste av tiden i WiFi på kontoret.
Det er også viktig å tenke nøye gjennom om jobbmobilen også skal kunne brukes til private formål, og dersom dette er tilfelle, hvordan dette skal reguleres.
Slik får du mest mulig ut av det du betaler for bedriftstelefoni
Så snart du er klar over hvilke tjenester du trenger, hvor mye data og taletid som er nødvendig, og hvor mange ansatte du har som trenger jobbmobil, er du klar for å begynne prosessen med å finne relevante abonnement fra de forskjellige leverandørene og sammenligne disse for å finne ut hvor du får mest for pengene.
Det er mye å velge mellom, så her er det greit å få litt hjelp. Bedriftsabonnement er en tjeneste som mange bruker for å forenkle denne prosessen. Tjenesten i seg selv koster ingenting å bruke, og det er potensielt mye tid å spare på å bruke en profesjonell tjeneste som tar seg av innhenting og sammenligning av data. Tjenesten er også uforpliktende, så det er absolutt ingenting å tape på å bruke den.
Det er veldig lettvint å benytte seg av tjenesten. Alt du trenger å gjøre er å fylle inn det enkle skjemaet. Bedriftsabonnement.no vil ta seg av resten, og du vil snart motta en oversikt over de beste tilbudene i forhold til bedtiften din sine individuelle behov. Deretter står du fritt til å sammenligne tilbudene og takke ja eller nei til dem.
