Bytte IT-leverandør
Et bytte av IT-leverandør trenger ikke bety nedetid eller tapte data. Det krever en plan for tilganger, lisenser, dokumentasjon og data, og at noen tar ansvaret for overgangen.
For bedrifter som er misfornøyde med responstid, pris eller oppfølging, eller som har vokst fra dagens avtale.
- Ny partner tar dialogen med dagens leverandør
- Overgang planlagt utenom arbeidstid
- Gratis og uforpliktende å be om tilbud
- Dere forteller om dagens avtale
- Vi går gjennom oppsett og behov
- Dere får et tilbud å ta stilling til
Kort fortalt
- Microsoft 365-miljøet, domenet og dataene skal tilhøre bedriften, ikke IT-leverandøren. Sjekk det før dere sier opp.
- Les oppsigelsestiden og bindingstiden i dagens avtale, og hva den sier om utlevering av data og dokumentasjon.
- Når en leverandør behandler personopplysninger for dere, skal databehandleravtalen si hva som skjer med dataene når avtalen avsluttes.
- Tidligere leverandørers kontoer og tilganger må stenges etter byttet.
- Hos enkelte partnere er det ingen oppstartskostnad ved bytte, og den nye partneren tar dialogen med den gamle.
Tegn på at dere bør bytte
Det er sjelden én sak som avgjør. Oftere er det en følelse av at IT-en koster mer og fungerer dårligere enn den burde.
Saker blir liggende
Det tar dager å få svar, og de ansatte har sluttet å melde fra om feil fordi det ikke nytter.
Uforutsigbare fakturaer
Timer faktureres for ting dere trodde var inkludert, som nye brukere, oppsett av PC-er eller hjelp til flytting.
Ingen tar initiativ
Leverandøren fikser det dere melder, men ingen følger med på sikkerhet, backup eller utstyr som bør byttes.
Bedriften har vokst
Avtalen passet da dere var fem, men ikke nå som dere er tjue med flere kontorer og ansatte på farten.
Et bytte i seks trinn
Rekkefølgen er viktig. Den vanligste feilen er å si opp før dere har kontroll på tilganger og data.
Les dagens avtale
Finn oppsigelsestid, bindingstid, eventuelle gebyrer og hva avtalen sier om utlevering av data, dokumentasjon og tilganger.
Kartlegg hva dere har
Brukere, lisenser, PC-er, servere, nettverk, domener, fagsystemer og hvem som har administratortilgang.
Velg ny leverandør
Be om tilbud der det står hva som er inkludert, hva som faktureres i tillegg, oppstartskostnad og bindingstid.
Lag en overgangsplan
Dato for byttet, hvem som gjør hva, og hvordan de ansatte får beskjed. Byttet legges gjerne til en helg.
Overfør tilganger og lisenser
Administratortilganger, lisensavtalen for Microsoft 365, domene og DNS, backup og dokumentasjon flyttes til den nye partneren.
Kontroller etterpå
Steng den gamle leverandørens kontoer, oppdater databehandleravtalen, og kontroller at backup og overvåking virker.
Dette må bedriften eie selv
Når dette er på plass, kan dere bytte leverandør uten å være avhengig av velviljen til den gamle.
Sørg for at bedriften eier
- Microsoft 365-miljøet, med en egen administratorkonto som bare bedriften kontrollerer
- Domenet og tilgangen til DNS-innstillingene
- Lisensavtalen, eller en plan for å flytte den
- Dokumentasjon av nettverk, servere, brukere og passord
- Backup av e-post, filer og fagsystemer
- Kontaktinformasjon til leverandørene av fagsystemene
Vanlige fallgruver
- Domenet er registrert på IT-leverandøren
- Lisensene er kjøpt i leverandørens navn med bindingstid
- Ingen dokumentasjon av brannmur og nettverk
- Backupen avsluttes før den nye er på plass
- Den gamle leverandøren har fortsatt administratortilgang måneder etter byttet
- Fagsystemleverandøren vet ikke at IT-leverandøren er byttet
Hva sier avtalen og loven?
To dokumenter avgjør hvor enkelt byttet blir: avtalen med dagens leverandør og databehandleravtalen.
Databehandleravtalen
En IT-leverandør som drifter e-post, filer og fagsystemer, behandler personopplysninger for dere. Da skal det foreligge en databehandleravtale, og den skal blant annet si hva som skjer med opplysningene når avtalen avsluttes (Datatilsynet).
Den nye leverandøren trenger en ny databehandleravtale før de får tilgang.
Still krav til avslutningen
NSM anbefaler å undersøke leverandørens sikkerhet før avtalen inngås, og å avklare hva som skjer når kontrakten avsluttes: hvordan data leveres tilbake, flyttes og slettes (NSM 2.1).
NSM anbefaler også faste rutiner for å stenge kontoer. Kontoer som tilhører tidligere leverandører, er et kjent angrepspunkt (NSM 2.6).
Byttet gjort av etablerte IT-partnere
Overgangen gjøres av norske IT-partnere med erfaring fra mange bytter. Dette er noe av det dere kan få gjennom dem:
Kostnadsfri overgang
Hos enkelte partnere er det ingen oppstartskostnad ved å bytte, og overgangen fra dagens leverandør er en del av leveransen.
Dialog med dagens leverandør
Den nye partneren tar kontakten med den gamle og henter tilganger, lisenser og dokumentasjon.
Flytting over helgen
Flyttingen gjøres med brukertest og kvalitetssikring før oppstart, ofte over en helg, så de ansatte møter et ferdig oppsett på mandag.
Personlig innføring
De ansatte får innføring og opplæring i det nye oppsettet.
Dokumentasjon og oppfølging
Leveransen dokumenteres, og partneren følger ekstra med på driften i en avtalt periode etter byttet.
Fast team
En fast primær- og sekundærtekniker som lærer bedriften å kjenne, og ett kontaktpunkt for alt.
Hva som inngår, avhenger av partner og avtale, og står i tilbudet dere får. Det er gratis og uforpliktende å be om tilbud.
Dette lurer bedrifter ofte på
Bør vi si opp før vi har valgt ny leverandør?
Nei. Finn ut hva dagens avtale sier om oppsigelse og utlevering, be om tilbud, og si opp når dere vet når byttet skal skje. Da unngår dere en periode uten noen som har ansvaret.
Kan den gamle leverandøren nekte å gi fra seg tilganger?
Dataene og Microsoft 365-miljøet tilhører bedriften. Avtalen og databehandleravtalen skal si hvordan data og tilganger leveres tilbake. Har bedriften selv en administratorkonto, er dere ikke avhengige av den gamle leverandøren for å komme i gang.
Mister vi e-post eller filer når vi bytter?
Ikke hvis byttet er planlagt. Blir Microsoft 365-miljøet værende, flyttes bare ansvaret og lisensene. Skal dataene flyttes til et nytt miljø, gjøres det med verktøy som kopierer alt før det gamle stenges.
Hvor lang tid tar et bytte?
Det avhenger av oppsigelsestiden i dagens avtale og hvor mye som skal flyttes. Selve overgangen gjøres ofte på en helg, men planleggingen bør starte i god tid før oppsigelsestiden løper ut.
Hva koster det å bytte?
Det varierer. Noen tar betalt for oppstart og flytting, mens enkelte partnere har kostnadsfri overgang. Be om at oppstartskostnaden står tydelig i tilbudet.
Hva koster det å be om tilbud?
Ingenting. Det er gratis og uforpliktende, og dere bestemmer selv om dere vil gå videre.
Mer om IT for bedrifter
Et bytte er en god anledning til å rydde i resten av IT-en.
Få tilbud fra en ny IT-leverandør
Fortell kort hvor mange som jobber hos dere, hvem som leverer IT i dag og hva som ikke fungerer. Vi tar kontakt for en gjennomgang.
- Gratis og uforpliktende
- Den nye partneren tar dialogen med den gamle
- Plan for overgangen før dere bestemmer dere
Vil dere heller ringe eller skrive?
Les hvordan vi behandler personopplysninger i personvernerklæringen.
Foto: Edmond Dantès / Pexels