Den nye kollegaen skal kunne ringe kunder fra første arbeidsdag. Likevel er det lett å glemme hvem som bestiller abonnementet, når nummeret flyttes, og hvem som hjelper dersom SIM-kortet ikke virker.
En enkel plan for mobilabonnementet kan inngå i bedriftens vanlige rutine for nyansatte. Avklar nummer og ansvar før oppstart, test telefonen på første arbeidsdag, og kontroller den første fakturaen. Her er en sjekkliste dere kan tilpasse deres egen arbeidsplass.
1. Velg nummer før dere bestiller
Skal den ansatte få et nytt jobbnummer, beholde et eksisterende jobbnummer eller bruke sitt private nummer? Ta beslutningen sammen. Ikke start en flytting av privatnummeret bare fordi det står som kontaktinformasjon i ansettelsesprosessen.
Skriv også ned hva som skal skje med nummeret når arbeidsforholdet en dag avsluttes. Les mer i vår guide til telefonnummeret når du slutter i jobben.
2. Skill mellom eier, bruker og bestiller
Den som bruker telefonen, er ikke nødvendigvis den som eier abonnementet. Talkmore opplyser for sine bedriftskunder at bedriften er juridisk eier, mens den ansatte er bruker. Operatøren krever bekreftelse fra dagens eier ved eierskifte. Kilde: Talkmore om juridisk eier.
Finn derfor riktig administrator og avklar hvem som har anledning til å bestille på bedriftens avtale. Be operatøren bekrefte prosessen for akkurat deres nummer. Et eierskifte og et bytte av operatør er to forskjellige avklaringer.
3. Avtal tidspunkt og en reserveplan
Nkom beskriver retten til å beholde telefonnummeret ved bytte av tilbyder og at den nye tilbyderen må hente inn skriftlig fullmakt før flyttingen. Kilde: Nkom om nummerportering.
Be om et konkret flyttetidspunkt og avklar når SIM eller eSIM skal aktiveres. Unngå å legge overgangen midt i en avtalt kundevakt. Hvis oppsettet blir forsinket, skal den ansatte vite hvem som tar henvendelsene og hvem som kontakter operatøren. Ikke lov at flyttingen blir ferdig på en bestemt dag uten bekreftelse.
4. Kontroller telefon, SIM og databehov
Avklar om den ansatte får en bedriftstelefon eller bruker egen telefon. Sjekk den aktuelle modellens støtte med operatøren før dere velger eSIM til bedrift. Et nytt abonnement løser ikke en uavklart rutine for jobbapper, innlogging og utstyr.
Velg datapakke ut fra arbeidsoppgavene. Spør om bruk på reise, behov for å dele nett med PC og hvilke steder telefonen må fungere. Start med et begrunnet behov, og avtal hvem som følger opp dersom forbruket avviker. Ikke samle inn private bruksopplysninger som dere ikke trenger for bestillingen.
5. Test sammen på første arbeidsdag
- Ring ut til en avtalt testkontakt, og kontroller at riktig nummer vises.
- Ring inn til jobbnummeret fra en annen telefon.
- Send og motta en vanlig melding.
- Slå av WiFi kort og sjekk at mobildata virker.
- Prøv sentralbord eller jobbapp dersom det inngår i løsningen.
Dette er foreslåtte kontroller, ikke en rapport om tester vi har utført hos en kunde. Noter bare det som er nødvendig: testpunkt, resultat og hvem som følger opp et avvik. La den ansatte sette egne PIN-koder og passord; de hører ikke hjemme i sjekklisten.
6. Gi én tydelig kontakt ved problemer
Den ansatte skal slippe å gjette om feilen tilhører HR, IT eller operatøren. Oppgi én intern kontakt for mobilavtalen, hvor telefonen meldes tapt, og hvordan et problem utenfor åpningstid skal håndteres. Avklar også hvem som oppdaterer brukernavn, sentralbordgruppe og kontaktliste.
7. Sjekk den første fakturaen
Kontroller at riktig nummer, abonnement og eventuelle tillegg følger bestillingen. Sammenlign perioden på fakturaen med aktiveringen, og undersøk avvik med operatøren. Ta samme kontroll når en nyansatt får en midlertidig løsning som senere skal endres.
Skal dere bestille flere abonnement samtidig? Samle antall brukere, ønsket oppstart og behovene dere har avklart. Da blir det enklere å sammenligne tilbud uten å sende personlige tilgangskoder eller interne dokumenter.
