Mobilt sentralbord – tilgjengelig alltid, overalt
Førsteinntrykket er en viktig del av hvordan kunder oppfatter en bedrift. Kunder som ringer, og ikke får svar, vil ofte se dette som et dårlig tegn og gå til en konkurrent. Dette er en av grunnene til at både store og små profesjonelle organisasjoner investerer i sentralbord.
Sentralbord er nå tilgjengelig for bedrifter av alle størrelser
Sentralbord i gamle dager var en relativt stor investering, som innebar investering i mye dyrt utstyr og spesialtrent personale som hadde som rolle å bemanne sentralbordet. Sentralbord var derfor tidligere en funksjon man kun fant i større bedrifter og andre organisasjoner. Dette har forandret seg utrolig mye.
Sentralbord krever i dag vanligvis lite eller ingen ekstra utstyr bortsett fra mobiltelefonene til de ansatte. Sentralbordfunksjonen er en relativt billig tjeneste som enten er inkludert i vanlige bedriftsabonnement, eller som enkelt og uten store ekstrakostnader kan legges til abonnementet.
Dagens sentralbord er ekstremt lettvinte å bruke, med intuitive funksjoner som gjør det lett for de fleste å benytte seg av dem. Det er ikke lenger nødvendig for mindre bedrifter å ha en dedikert person som kun jobber med sentralbordet. I dag er dette stadig oftere en oppgave som flere ansatte deler på, slik at når en oppringning kommer inn så vil samtalen automatisk kobles til de medarbeiderne som er tilgjengelige.
Sentralbordet i lommen
Sentralbord er heller ikke lenger en funksjon som du nødvendigvis trenger å ta deg av på kontoret. Ettersom sentralbordfunksjonalitetene nå er fullt tilgjengelige gjennom mobile apper kan de ansatte nå ta med seg sentralbordet i lommen hvor som helst.
Et skybasert sentralbord gjør det mulig for de ansatte å samarbeide om kundekontakten på en profesjonell og smidig måte uansett hvor de befinner seg. Slik unngår bedriften at kunder blir glemt og finner veien til konkurrentene.
Mobile sentralbordløsninger som leveres av mobiloperatører er også en utvikling som gjør det mye lettere å fungere som en distribuert organisasjon der de ansatte befinner seg på forskjellige kontorer, der medarbeidere jobber hjemmefra, eller der ansatte tilbringer mye av tiden sin ute på farten.
Vanlige tjenester
Når du bestiller sentralbord for bedriftsabonnementet ditt kommer dette som en del av et såkalt bedriftsnett. Et bedriftsnett er en mobil infrastruktur som gjør det lett for enhver bedrift å kommunisere internt blant de ansatte og eksternt med kundene.
Det mobile sentralbordet er en av de viktigste komponentene i et bedriftsnett, men bedriftsnett har også ofte mange avanserte funksjonaliteter som tidligere ikke var mulige for tradisjonelle sentralbord. Under går vi inn på noen av de vanlige funksjonalitetene som du ofte finner i bedriftsnett og mobile sentralbord.
Menyer og automatiske svar
Sentralbord på mobilen betyr i dag at hvem som helst i bedriften kan besvare telefonen og sette over den som ringer til rett person eller avdeling, slik at kunder slipper å vente. I tillegg er det vanlig at man med et bedriftsnett kan sette opp menyer der innringeren kan navigere seg direkte frem til rett person eller avdeling uten at det er nødvendig å gå via en resepsjonist.
Automatiske beskjeder kan også settes opp. Dette kan for eksempel brukes til å informere kunder dersom de ringer utenom arbeidstiden, eller dersom personen man prøver å få tak i er på ferie, permisjon eller lignende.
VIP lister
Dersom en viktig kunde ringer er det viktig å kunne gi et best mulig inntrykk. I noen bedriftsnett er det mulig å sette opp såkalte VIP lister. Dette er lister av personer som automatisk prioriteres av sentralbordsystemet. På denne måten unngår man å la de mest verdifulle kundene vente for lenge.
Besøksregistrering
I mange bedrifter har sentralbord og resepsjon vært lenge vært kombinert. Dette kan man også gjøre med et mobilt sentralbord og det tilhørende bedriftsnettet. Dette kan blant annet gjøres ved at de besøkende registrerer seg på et nettbrett i lobbyen, etterfulgt av en melding til den ansatte som venter besøk via sentralbordet på mobiltelefonen.
Bedriftskatalog og automatisk oppslag i opplysningen
Et stort fremskritt med nye sentralbord er at man ved hjelp av bedriftsnettet ofte vil kunne ha tilgang til en bedriftskatalog med oversikt over informasjonen til de ansatte direkte fra sentralbordet. Bedriftskatalogen kan også gjerne brukes til å starte en telefonsamtale.
Når eksterne samtaler kommer inn kan mange mobile sentralbord innhente informasjon automatisk fra opplysningstjenester på nettet, slik at de ansatte alltid har oversikten over hvem som ringer. Noen sentralbord med bedriftsnett gjør det også mulig å integrere kundeinformasjon fra egne databaser, slik som betalingsstatus og lignende informasjon, slik at den som besvarer anropet har all relevant informasjon for hånden når kunder ringer.
Tilgjengelighet
I mobile sentralbordløsninger med bedriftsnett har de ansatte vanligvis muligheten til å sette statusen sin som opptatt eller tilgjengelig. Denne statusen brukes for å tillate eller blokkere innkommende samtaler. Noen avanserte bedriftsnett gjør det også mulig å integrere med kalendersystemer slik at tilgjengelighets-statusen innhentes direkte fra kalenderen til den ansatte.
Hovednummer og visning av utgående nummer
For de bedriftene som allerede har et hovednummer så går det an å overføre dette nummeret fra et tradisjonelt fastnett til et mobilt bedriftsnett med et nytt mobilt sentralbord. Dermed trenger ikke kunder å lære seg et nytt nummer.
I tillegg til at innkommende anrop kan distribueres fra et hovednummer har mange mobile sentralbord den fordelen at de også kan la de ansatte vise bedriften sitt nummer selv om de for eksempel er ute og ringer via mobiltelefonen sin. Dette kan være en nyttig funksjonalitet i situasjoner der du kanskje ikke ønsker å gi den du ringer tilgang til direktenummeret ditt.
Telefonkø og svargrupper
Dersom bedriften din har mange henvendelser er det viktig å ha tilgang til en telefonkø slik at bedriften ikke går glipp av viktige henvendelser på grunn av opptattsignal på linjen. Mange mobile sentralbordløsninger gjør det mulig for deg å sette opp svargrupper slik at en kunde for eksempel automatisk settes over til en svargruppe basert på et valg i tastemenyen.
Svargrupper består av flere ansatte som er kvalifiserte til å ta seg av den typen henvendelse som det gjelder for den aktuelle svargruppen. Eksempler på svargrupper kan for eksempel være salg, regnskap, teknisk support og lignende. Ansatte har muligheten til å logge seg inn og ut av svargrupper i den mobile sentralbord-appen på telefonen sin.
Rapporter og statistikk
Heldigitale sentralbord som leveres gjennom et bedriftsnett har den fordelen at mye mer data kan samles inn mye lettere enn i et tradisjonelt sentralbordsystem. Mange bedriftsnett kommer nå med moduler som gir bedriften nyttige statistikker og rapporter, og dermed en bedre oversikt over hvor mange og hvem som ringer inn, og hvor flinke de ansatte er til å behandle disse.
Mobiloperatører som tilbyr sentralbord og bedriftsnett
Det er stadig vanligere at mobiloperatører tilbyr sentralbord og andre avanserte bedriftsnett-tjenester i forbindelse med bedriftsabonnement. I listen under finner du en liste av mobiloperatører som tilbyr slike tjenester.
Fordelene med sentralbord på mobilen
Sentralbord på mobilen byr på en rekke fordeler både for store og små bedrifter. en stor fordel er muligheten til å bedre kommunisere og samarbeide som en distribuert organisasjon der folk jobber hjemmefra eller fra forskjellige kontorer.
For kundene virker en sentralbordløsning mer profesjonell enn bare et telefonnummer. Kundene kan også nyte godt av avanserte tjenester slik som telefonkø, informative talemeldinger, og tastemenyer som effektivt sender kunden til den avdelingen eller personen de trenger å snakke med.
Sentralbord kan også gi brukerne i bedriften din praktisk tilgang til mer nyttig informasjon, slik som for eksempel hvem som ringer, kundedata fra bedriftens database, eller informasjon om tilgjengelighet som enkelt kan innhentes ved hjelp av en integrasjon med bedriftens egne kalendersystem.
Finn den sentralbordløsningen som passer for bedriften din
Med Bedriftsabonnement.no finner du passende sentralbordløsninger uten å trenge å bruke så mye av din egen tid på å lete og innhente tilbud fra de forskjellige leverandørene.
Fylle ut skjema som innhenter den informasjonen som trengs for å innhente passende og sammenlignbare tilbud. Deretter vil du motta tilbud fra ulike leverandører som konkurrerer om kundeforholdet ditt. Du sammenligner selv tilbudene, og står helt fritt til å takke ja eller nei til tilbudene.
